建立大会记录管理机构。我们党高度重视文书档案的记录、管理、保存等工作。在党组织早期重要会议中，毛泽东、瞿秋白等都承担过大会记录工作。大革命之后，秘书制度逐渐完善，各级中共党组织召开的工作会议、早期基层苏维埃召开的代表大会和各委员会会议、各级群团组织召开的工作会议，都会提前安排秘书人员做好大会记录工作，并用专门的文件箱保管这些文件。
1931年11月，中华苏维埃共和国成立后，临时中央政府要求开展新一轮的苏维埃选举运动。选举大会的记录工作看似只是苏维埃选举运动中的一个小环节，但能否做好这项工作却关系到选举大会流程是否合规等大问题。因此，苏维埃中央政府在积极汲取之前党政群团做好会议记录工作经验的基础上，重新明确了这项工作的管理机构。其中，1931年11月中央执行委员会颁布的《地方苏维埃政府的暂行组织条例》就规定各项文书、印刷等秘书事务统一交由各级苏维埃的总务处（部、厅）负责。根据这一规定，苏维埃选举大会的记录工作由各级苏维埃执行委员会统筹，其下属的总务部门是这项工作的具体管理部门。这一机构设置让只在选举期间开展的选举大会记录工作有了常态化的管理机构，为这项工作的规范化开展提供了有力的组织保障。
依法规范大会记录工作流程。中华苏维埃共和国成立后，临时中央政府在1931年和1933年分别颁布了一系列选举法律文件。这些法律文件对苏维埃选举大会记录工作的记录人、归档等做了明确规定，确保了苏维埃选举大会记录工作的各个流程环节有法可依。
首先，依法明确选举大会的记录人。选举大会的记录工作政治性、专业性都很强，需要一位得到选民公认且有足够专业水平的工作人员担任。为了解决这个问题，1931年11月中央执行委员会颁布《中华苏维埃共和国的选举细则》（以下简称《细则》），规定选举大会记录工作由选举大会推选的书记担任，“选举大会的主席团由三人组成之，两人由选举大会推选，其余一人则为选举委员会的主席或全权代表，并另选书记一人，以担任选举时的记录”。这一安排在1932—1933年上半年的苏区选举运动中得到执行。但为了提高效率，1933年8月中央执行委员会颁布了《苏维埃暂行选举法》，对选举大会记录人产生办法做了略微修改，将原来的推选机构调整为选举委员会。
其次，依法明确选举大会记录工作的确认手续。苏区的法律文件对哪些人及采用何种方式在选举大会记录上确认，都做了十分详细的规定。其中，《细则》就规定苏维埃选举大会主席团全体成员和书记都必须在会议记录上签字，“选举大会的记录，必须主席团的全体及书记签字”。之后颁布的《苏维埃暂行选举法》在《细则》相关规定基础上，将“盖章”增加为确认的另一种方式，与“签字”具有同样的法律效力。
再次，依法明确选举大会记录工作的归档流程。苏区法律文件对这一工作也有严格规定。其中，《细则》规定：“选举大会的记录、到会登记表及一切与选举有关系的文件，都汇送选举委员会。”待各级选举委员会收集齐之后，苏维埃选举大会的记录等文件将被转交给相应的苏维埃执行委员会，“以备检查”。而根据《地方苏维埃政府的暂行组织条例》，苏维埃选举大会的记录等文件将最后由各级总务机构具体保管，完成选举大会记录工作的闭环管理。
统一大会记录格式。为了加强对选举大会记录格式的统一管理，提高选举大会记录工作的效率，1931年11月后临时中央政府安排内务部印制了标准化的《选举大会纪录》，为各地做好选举大会的记录工作提供统一文本参考。目前，古田会议纪念馆、江西省博物馆等均保存了《选举大会纪录》。其中，保存在古田会议纪念馆的共有3页，每页长29厘米，宽31厘米。文本首页标题为“选举大会纪录”6个大字。标题下方为选举大会的基本信息栏，包括时间、地点、参会人员数量、与会负责人确认处等。在填写这些基本信息时，记录人只需要在固定条目的空白处填上即可，十分方便。
大会基本信息填完后，记录人需要书写“议事日程”，包括“选举委员会主席（或全权代表）根据宪法第七十三、七十四、七十五条报告宪法对选举权和被选举权之规定”“选举正式代表”“选举候补代表”等。这部分内容的书写是对《细则》第25条选举大会议事日程规定的回应。其中，为了更好呈现“议事日程”中正式代表和候补代表的选举过程、结果，要求记录人填写6张表格，即“选举正式代表”“正式代表候选人付表决的结果”“主席宣布正式代表当选人名”“选举候补代表”“候补代表候选人付表决的结果”“主席宣布候补代表当选人名”。这些表格制作规范，要求填写的内容十分详细，记录人按要求填写后，阅读者就能直观、真实、全面地了解选举大会的主要信息。
此外，讨论表决选民和苏维埃代表的提案也是苏维埃选举大会中的一项重要工作，因此《选举大会纪录》在“议事日程”中还要求记录选举大会上收到和讨论的提案，“通过选民交给代表带去的提案”。为了增强会议记录的严谨性，《选举大会纪录》在文本末尾还要求与会相关责任人再次签字或盖章确认。按照上述要求和规范填好《选举大会纪录》后，一份完整、准确、真实记录苏维埃选举大会情况的文书就形成了。